Een projectmanager die FEL is bespaart tijd en geld

Een samenvatting van deze blog kun je vinden op Processingprofs.nl

Greenfield versus brownfield

Fabrieksinstallaties zijn voortdurend onderhevig aan modificaties. Deze modificaties worden gedreven door veranderende, meestal strengere, wetgeving, optimalisatie en focus op besparingen van energie en grondstoffen, veiligheid, verlenging van levensduur en ga zo maar door. Dit uit zich doorgaans in een project. Heel simpel en breed kunnen we een project definiëren als: iets met een begin en een eind. Het hele leven kun je in feite dus als een project beschouwen. Als we de definitie van een project beperken tot het bouwen of aanpassen van een technische installatie heb je twee termen die gebruikelijk zijn in de industrie: het greenfield en het brownfield project. Een greenfield project is een hagelnieuwe fabriek die als het ware vanaf een grasveld wordt opgebouwd. Je begint dus met niets en bouwt naast de fabriek zelf een hele infrastructuur op: opslagtanks, aanlegsteigers, brandwatersystemen, kantoren, controlekamers, transformatorhuisjes, wegen, leidingen naar naastgelegen fabrieken voor aan- en afvoer van grondstoffen en/of hulpstoffen (utilities), zoals water, stoom, lucht stikstof etc. In de chemische industrie praat je bij dit type projecten, afhankelijk van de grootte van de fabriek, al snel over investeringen van enkele tientallen miljoenen tot miljarden euro’s. Brownfield projecten zijn heel anders van aard: het zijn aanpassingen aan bestaande installaties en gaan doorgaans gepaard met veel lagere investeringen tot zeg 15 miljoen euro. Een andere veel gebruikte term voor dit soort projecten is: small capital plant projects. “Small” is hier dus relatief. Naast het verschil in investeringsbedragen is er ook een duidelijk verschil in de uitvoering: een greenfield project kan je meer vergelijken met een (zeer complex) bouwproject. Qua veiligheid heb je hier vooral te maken met ARBO veiligheid (werkte op hoogte, stoot- en valgevaar, hijsen etc.).

Doe het juiste project en doe het project juist

Bij brownfield projecten heb je naast ARBO veiligheid ook nog te maken met installaties die in bedrijf zijn. Installaties die onder hoge druk en temperatuur staan brengen risico’s met zich mee (technische veiligheid oftewel process safety). Dit type projecten zijn complex om te managen omdat:

  • Het jaarlijkse budgetteringsproces vrij star is waardoor nieuwe, niet voorziene projecten vaak moeten concurreren met projecten die wel gebudgetteerd staan
  • Er doorgaans meer potentiële projecten in de portfolio zijn dan dat er budget is
  • Er slechts beperkte en gedeelde krachten beschikbaar zijn. Dat wil zeggen er is geen vast projectteam, maar de mensen moeten de projecten vaak naast hun normale werk doen
  • Er meerdere projecten aan één Project Manager worden toegewezen
  • De implementatie van projecten doorgaans in een draaiende fabriek dient te gebeuren, waardoor je dus met een gedegen plan moet komen om daar aanpassingen aan te doen

Er zijn twee voorwaarden waaraan moet worden voldaan wil je dit type projecten laten slagen: doe het juiste project en doe het project juist Het juiste project bepaal je door met een team te bespreken en te bediscussiëren wat de rechtvaardiging is om juist dit project te doen. Vergelijk het eens met andere projecten in dezelfde categorie en kijk dan eens hoe belangrijk het is.

De poortwachter

Stage Gate procesHet project op de juiste manier uitvoeren doe je met een goed werkproces: een stage-gate proces. Het potentiele project dient door een team van mensen met een verschillende achtergrond te worden beoordeeld. Indien men het erover eens is dat dit project moet doorgaan passeert het een beslissingspunt en gaat het naar een volgende fase, waarin het verder uitgedetailleerd kan worden. Zo zijn er op die manier verschillende poortjes te passeren waarbij de kosten en de planning steeds nauwkeuriger in kaart worden gebracht. Hoe eerder in het proces iets bekend is hoe beter. Een eventuele verandering kan in de beginfase veel makkelijker en goedkoper worden uitgevoerd dan in een latere fase. Je kan je ook wel voorstellen dat als je in de ontwerpfase toch maar besluit om een leiding met een diameter van 100 mm te vergroten naar 150 mm dit in het begin een kwestie is van uitgummen en aanpassen, terwijl je in de uitvoeringsfase de slijptol en het lasapparaat ter hand moet nemen, met alle gevolgen van dien.

Projectkosten

In zo’n stage-gate proces zijn verschillende fasen te ontdekken. Verschillende bedrijven hanteren verschillende benamingen, maar het komt ongeveer op het volgende neer:

Stage 1 (eerste poortje): De conceptfase. Hier wordt een globaal beeld geschetst van het project met een duidelijke rechtvaardiging, justificatie, waarom dit project uitgevoerd moet worden. Hier hoort een globale kostenschatting bij die een bandbreedte heeft van circa +/- 60%. Dat wil zeggen dat in dit stadium de getoonde investering 60% hoger of lager kan liggen dan de begroting. Indien men nog steeds vindt dat het project ok is, gaat het naar stage 2 (tweede poortje). In dit stadium zullen een aantal zaken eerst meer gedetailleerd moeten worden uitgewerkt en zal al een globale veiligheidsstudie moeten worden gedaan. Op basis van deze studie wordt de bandbreedte (onnauwkeurigheid) van de kosten kleiner circa: +/- 25%. Indien ook deze stage wordt gepasseerd en wordt overgegaan naar stage 3, wordt nog verder ingezoomed op het project. Er wordt nog meer detail ingevoerd, inclusief een globale schatting van de grootte (en kosten) van de belangrijkste apparaten. Aan het eind van deze fase is de bandbreedte van de kosten gekrompen tot +/- 15%. En nu komt het: indien deze fase wordt goedgekeurd gaat de klok tikken en kijkt iedereen gespannen naar de projectmanager: de detailontwerp (engineering)- en uitvoeringsfase. Vanaf dit punt dient de projectmanager binnen de opgegeven bandbreedte en planning te blijven en wordt hij of zij direct afgerekend op het resultaat. De eerste 3 fasen worden doorgaans front-end loading (FEL) genoemd. Zoals eerder gezegd is het dus zaak om vooral die fase zo goed mogelijk uit te voeren, dan zal de rest van het project soepeler en meer voorspelbaar verlopen.

 

workflow Stage Gate proces

Hoeveel soepeler en meer voorspelbaar blijkt uit studies van een Amerikaanse organisatie die een groot aantal van dit type projecten heef onderzocht. Het blijkt dat bedrijven die aan FEL doen bij hun projecten ongeveer 10% onder de begrote kosten uitkomen tegenover 15% kostenoverschrijding van bedrijven die dit proces niet beheersen. Daarnaast wordt ongeveer 10% van de projecten later opgeleverd dan planning, tegenover 45% bij bedrijven die niet aan FEL doen. Tenslotte, heel belangrijk, liggen de hoeveelheid veiligheidsincidenten een factor 2 lager dan bedrijven die niet aan FEL doen. Projectmanagement wordt door veel bedrijven als een overbodige lastpost gezien, maar een projectmanager die FEL is bespaart juist tijd, geld en werkt veiliger!

3 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *